Por Scott D. Anthony, Paul Cobban, Natalie Painchaud y Andy Parker
Harvard Business School Publishing Corp para Avalian
Desde que comenzó la pandemia, estamos más pegados a nuestros dispositivos, intentando sacar el máximo partido a la comunicación virtual. El paso a Zoom nos obligó a apresurarnos e idear nuevas soluciones para mantener el interés.
Esta transición no fue indolora. Muchos trabajadores dicen que están experimentando "fatiga de video". La investigación realizada por Microsoft muestra que la concentración empieza a perder fuerza a los 30-40 minutos de una reunión virtual, y que el estrés empieza a aumentar después de dos horas de videoconferencia. Estos problemas físicos agravan los retos estratégicos a los que se enfrentan muchos ejecutivos: participar en la resolución creativa de problemas o mantener debates polémicos dentro de las limitaciones de las interacciones en línea.
Si bien algunas empresas retomaron la presencialidad en las oficinas, las reuniones virtuales llegaron para quedarse. ¿Cómo podemos hacer para que pase de una dolorosa necesidad a una herramienta productiva?
Una buena forma de conseguirlo es dirigir el debate para recabar ideas de los miembros del equipo. El proceso es sencillo y consta de tres pasos:
PASO 1
Ser claro acerca del comportamiento que se quiere fomentar. Una forma puede ser pedirle a los colaboradores que completen la frase: "Sería bueno si nosotros...".
PASO 2
Identificar los "bloqueos de comportamiento" o las cosas que están haciendo en lugar de seguir su comportamiento deseado. La gente se distrae con los correos electrónicos y otras actividades, o se desconecta.
Advertir los bloqueadores de la acción tiene cierta sutileza. Es fácil pensar que el equipo no muestra un comportamiento deseable porque es difícil de dominar o que no hay incentivos adecuados para hacer el cambio, o la gente tiene miedo de tomar la iniciativa. Sin embargo, es necesario profundizar: ser lo más específico posible, describir las acciones en lugar de los sentimientos y hacer preguntas de seguimiento si es necesario.
PASO 3
Proponer soluciones que ayuden a fomentar el comportamiento deseado y superar el obstáculo identificado. Considerar la posibilidad de utilizar lo que se denomina BEANs: facilitadores, artefactos o empujones del comportamiento (por sus siglas en inglés).
Otra posibilidad es nombrar a un bufón de Zoom. Históricamente, los bufones se encargaban de entretener a los invitados del monarca, pero también desempeñaban un papel importante y menos obvio. Por su papel, se atrevía a decirle la verdad a los poderosos, cosas duras que a otros les resultaba difícil expresar por miedo a las represalias. Del mismo modo, el bufón de Zoom tendría la autoridad para decirle a las personas cuando monopolizaban las conversaciones o se desviaban. El nombramiento formal de un bufón y la confección de una lista en la que se detalle el papel de esa persona puede servir para facilitar el comportamiento: un fondo de pantalla divertido y un conjunto de "trucos" de origen colectivo para animar las reuniones actúan como artefactos de refuerzo.
Las reuniones virtuales pueden ser colaborativas, atractivas e, incluso, ¡divertidas! Como ocurre con todo lo nuevo, puede ser necesario un poco de prueba y error antes de hacerlo bien, pero el objetivo final vale la pena.
