Por Colin D Ellis
Harvard Business School Publishing Corp para Avalian
Como herramienta empresarial, el correo electrónico es a la vez esencial e increíblemente molesto. Muchos no lo usan de forma correcta o, incluso, envían más correos electrónicos de los que deberían. En promedio, se revisan las bandejas de entrada 15 veces al día, lo que provoca distracciones innecesarias y unos 27 minutos desperdiciados.
La ironía es que el correo electrónico no es la mejor manera para comunicar la mayoría de las cosas. Si estamos tratando de hacer un argumento convincente, el video o las reuniones en persona son la mejor manera de hacerlo. Los programas de mensajería instantánea como Slack o Hipchat son más intuitivos para revisiones rápidas. Y cuando se trata de aclarar conversaciones, suele ser más fácil hacer una llamada.
¿Cuándo es más eficaz el correo electrónico? Mirá:
— Para comunicar decisiones formalmente.
— Para confirmar o agendar citas.
— Para documentar conversaciones importantes.
— Para enviar anuncios a toda la empresa que requieran que todo el personal reciba el mismo mensaje al mismo tiempo.
El correo electrónico es una excelente manera de darle a alguien toda la información que necesita en un solo lugar, especialmente si esa información va a ser compartida entre un grupo de personas. Elimina la posibilidad de confusión y garantiza que todos reciban el mismo mensaje, una sola vez, sin necesidad de más aclaraciones. Funciona mejor cuando el mensaje es claro e inequívoco.
Antes de que decidas si tu mensaje merece un correo electrónico u otro modo de comunicación, hacete algunas preguntas:
— ¿Necesito que esto se haga en los próximos 30 minutos? Llamá por teléfono.
— ¿Necesito compartir una idea sobre una tarea que ya está en marcha? Slack/IM (mensaje instantáneo).
— ¿Necesito transmitir a varias personas del equipo un mensaje que recibí de los altos directivos? Correo electrónico.
— ¿La respuesta requiere muchas explicaciones? Llamá por teléfono.
— ¿Necesito reunir al equipo para establecer las expectativas de la semana y comprender qué puede interponerse? Organizá una reunión.
— ¿Necesito confirmar las expectativas de mi equipo tras una conversación cara a cara? Correo electrónico.
— ¿Tengo una pregunta rápida (no crítica) que cualquiera del equipo pueda responder? Slack/IM.
— ¿Habrá emociones involucradas? ¿El mensaje transmite sentimientos sobre un tema o situación que podría ser malinterpretado por otros? Organizá una reunión.
— ¿Necesito enviar a mi equipo alguna "información adicional" tras una reunión de lanzamiento del proyecto (o algo similar)? Slack/IM.
— ¿Es una conversación sobre cuestiones de rendimiento o de comportamiento? Organizá una reunión.
— ¿Estoy compartiendo información confidencial o documentos formales, o dando la aprobación de un plan? Correo electrónico.
— ¿Estoy compartiendo un documento o enlace en el que otros miembros del equipo necesitan colaborar? Slack/IM.
— ¿Estoy delineando los pasos que debe seguir un miembro del equipo tras una situación de gestión del rendimiento? Correo electrónico.
— ¿Esto acabará en un tedioso ir y venir? Organizá una reunión.
Ahora que sabemos qué tipo de conversaciones justifican un correo electrónico, hagamos el esfuerzo por realizar estos sencillos ajustes para desactivar el hábito del "correo electrónico por defecto", reducir el ruido de la comunicación y hacer una contribución positiva a la cultura de nuestro lugar de trabajo.
